/ ACASA / DIRECTIA CONTENCIOS, REGISTRATURA SI LOGISTICA / Serviciul Control Managerial, Registratură și Secretariat

Serviciul Control Managerial, Registratură și Secretariat se află în structura Direcției Contencios, Registratură și Logistică, se subordonează Directorului Executiv, este condus de un Șef Serviciu (funcție publică) și are următoarele atribuții:

1. primeşte și înregistrează corespondența instituției;
2. asigură înregistrarea tuturor documentelor instituției; ţine evidenţa corespondenţei adresată instituţiei;
3. repartizează la structurile specifice, de specialitate şi operaţional-funcţionale din cadrul instituţiei reclamaţiile şi sesizările primite;
4. urmăreşte reprimirea corespondenţei vizate de conducerea instituţiei, completează pentru fiecare din aceasta în registrul unic de intrări-ieșiri documente, rubrica destinată structurii/persoanei nominalizată cu soluţionarea, o sortează şi o distribuie la structuri/persoane, conform ordinelor rezolutive;
5. verifică documentaţia cetăţenilor conform bazei de date existente la nivelul serviciului şi dacă aceasta este completă, o înregistrează; dacă documentaţia este incompletă, aceasta este returnată petentului în vederea completării;
6. asigură expedierea corespondenţei primită;
7. confirmă borderourile de expediere a corespondenței;
8. răspunde de buna organizare şi desfăşurare a activităţii de primire, înregistrare şi soluţionare a petiţiilor ce sunt adresate instituţiei, prin repartizarea/redirecţionarea acestora către compartimentele de specialitate, cu precizarea termenului de trimitere a răspunsului;
9. urmăreşte soluţionarea şi redactarea în termen a răspunsului și informează structurile responsabile cu privire la expirarea termenului de soluționare;
10. redirecţionează petiţiile greşit adresate, în termen de 5 zile de la înregistrare către autorităţile sau instituţiile publice în ale căror atribuţii intră rezolvarea problemelor semnalate;
11. clasează petiţiile anonime sau cele în care nu sunt trecute datele de identificare ale petiţionarului;
12. informează conducerea instituţiei referitor la stadiul unei lucrări şi solicită lămuririle necesare de la structurile din cadrul structurii de Poliţie Locală şi Control a Municipiului Bucureşti;
13. organizează evidenţa documentelor primite, întocmite şi transmise la nivelul serviciului Registratură;
14. organizează şi îndrumă activitatea de evidenţă, întocmire, multiplicare, manipulare, transport, păstrare şi arhivare a documentelor, potrivit actelor normative în vigoare;        
15. asigură comunicarea eficientă dintre Direcţia Generală de Poliţie Locală şi Control a Municipiului Bucureşti şi cetăţeni şi ajută instituţia să raspundă mai bine nevoilor cetăţenilor, informându-i asupra activităţilor sale;
16. asigură relaţia directă a D.G.P.L.C.M.B. cu cetăţeanul;
17. coordonează punctul de informare - documentare al D.G.P.L.C.M.B. ;
18. asigură aplicarea prevederilor Legii nr. 233/2002 pentru aprobarea Ordonanţei Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor;
19. asigură răspunsul la termen către persoanele care se adresează instituţiei şi care îi sunt repartizate spre soluţionare;
20. informează cetăţenii, la cerere, asupra stadiului de soluţionare al lucrărilor în termenul stabilit de lege;
21. întocmeşte semestrial/anual Raportul referitor la organizarea activităţii de primire, evidenţă, examinare şi soluţionare a petiţiilor;
22. ţine evidenţa propunerilor şi sugestiilor din partea cetăţenilor, agenţilor economici, regiilor autonome şi a altor organe şi organizaţii care se referă la problemele aflate în competenţa structurii de Poliţie Locală a Municipiului Bucureşti;
23. asigură programarea la audienţele acordate de conducerea instituţiei cetăţenilor, agenţilor economici sau reprezentanţilor instituţiilor sau autorităţilor publice, persoanelor juridice private, prin întocmirea notelor de audiere;
24. primeşte şi expediază, conform normelor în vigoare, corespondenţa adresată, Directorului General, ţine evidenţa acesteia şi termenele de rezolvare;
25. ţine evidenţa cetăţenilor primiţi în audienţă şi a petiţiilor scrise sau telefonice adresate D.G.P.L.C.M.B.  în registru sau în format electronic;
26. întocmeşte semestrial/anual Raport cu primire a cetăţenilor în audienţă, problematica și modul de soluționare;
27. răspunde solicitărilor privind informaţiile de interes public, în conformitate cu Legea nr. 544/2001;
28. ține evidența controalelor de la alte instituții, gestionează Registrul Unic de Control;
29. ține evidența ștampilelor instituției, gestionează Registrul Ștampilelor;
30. întocmește, completează, modifică Nomenclatorul Arhivistic al instituției, în baza solicitărilor structurilor, cu respectarea legislației în vigoare;
31. pregăteşte pentru arhivare dosarele, petiţiile şi documentele care au fost repartizate serviciului;
32. ține evidența documentelor/dosarelor arhivate ale instituţiei, selecţionează şi întocmeşte procesul- verbal pentru documentele cărora le-a expirat termenul de păstrare în arhivă, propuse spre distrugere;
33. convoacă și pregătește materialele pentru Comisia de Selecţionare a documentelor la nivel de instituţie.
34. verifică şi preia de la compartimente pe bază de inventar dosarele constituite, urmărind respectarea modului de constituire a acestora şi concordanţa între conţinutul lor şi datele înscrise în inventar;
35. oferă sprijin structurilor instituției în aranjarea şi predarea corectă a documentelor către arhivă atunci când este cerut justificat;
36. întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă, aflate în depozitul de arhivă pe bază de evidenţă curentă conform anexei 3 din legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale;
37. cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor solicitate pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare;
38. pune la dispoziţie pe bază de semnătură şi ţine evidenţa documentelor împrumutate compartimentelor creatoare, la restituire verifică înregistrarea documentului împrumutat acesta fiind reintegrat în fond;
39. scoate dosarele din evidenţa arhivei pe baza uneia din următoarele acte după caz:    proces-verbal de selecţionare, proces-verbal de predare-preluare,proces-verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor sau a lipsei acestora, cerere de consultate a unităților arhivistice;
40. asigură secretariatul Comisiei de Selecţionare a Documentelor instituției;
41. asigură colaborarea cu Serviciul Arhivelor Naţionale punând la dispoziţie toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acţiunii de control privind situaţia arhivei;
42. pregăteşte documentele cu valoare istorică şi inventarele acestora, în vederea predării la Arhivele Naţionale, conform prevederilor Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale;
43. menţine ordinea şi asigură curăţenia în depozitul de arhivă, solicitând conducerii   unităţii dotarea corespunzătoare a depozitului de arhivă;
44. informează conducerea instituţiei şi propune măsuri în vederea asigurării  condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei.

Copyright © 2014 Politia Locala a Municipiului Bucuresti. Toate drepturile rezervate.